Chaque mois, les salariés d’une entreprise attendent, souvent avec impatience, le jour du versement de leur salaire. Cette contrepartie financière du travail fourni est résumée par un bulletin de paie (ou bulletin de salaire), qui est le document que remet l’employeur à chaque salarié de l’entreprise lors du paiement du salaire. Il s’agit d’un document descriptif très encadré par la loi. Il mentionne les divers prélèvements et cotisations sociales, les congés acquis et l’argent versé ; certaines mentions obligatoires doivent y figurer.
Tour d’horizon sur le bulletin de paie.
Quand remettre un bulletin de paie au salarié ?
Le bulletin de salaire doit être remis par l’employeur à son salarié au moment du paiement de la rémunération. La date de la remise du bulletin de paie est donc fonction de la date de versement du salaire.
Depuis 2017, les entreprises françaises doivent utiliser un bulletin de paie simplifié et dématérialisé. Pour pouvoir remettre par voie électronique le bulletin de paie, l’employeur doit informer le salarié sur :
• la possibilité de refuser la transmission par voie électronique (le salarié est donc libre de demander à son employeur que son bulletin de salaire soit imprimé et remis en main propre) ;
• les conditions de disponibilité du bulletin de salaire (la version dématérialisée de la fiche de paie doit être accessible au salarié pendant une durée de 50 ans).
En tout cas, l’employeur est tenu d’archiver une copie de tous les bulletins de paie des salariés pendant une durée de 5 ans minimum, que ce soit pour la version papier ou électronique.
Par ailleurs, la remise du bulletin de paie est obligatoire pour toutes les entreprises et pour tous les salariés, quel que soit le type de contrat de travail. L’employeur qui contrevient à cette règle s’expose à une amende pénale et au versement de dommages et intérêts.
De son côté, le salarié doit conserver précieusement tous ses bulletins de paie sans limitation de durée. L’employeur doit d’ailleurs informer le salarié qu’il doit conserver ces documents sans limitation de durée. Le bulletin de paie peut notamment être utile pour louer un logement, contracter un emprunt ou encore au moment du départ à la retraite.
Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur le bulletin de paie
Dans sa section concernant le bulletin de paie, le Code du travail fixe plusieurs mentions obligatoires.
• Les informations sur l’employeur doivent obligatoirement figurer sur le document : nom, adresse et désignation de l’établissement, référence de l’organisme de versement des cotisations sociales, numéro d’immatriculation associé aux cotisations sociales, code APE pour les entreprises répertoriées à l’Insee.
• Les renseignements sur le salarié doivent, eux aussi, figurer sur le bulletin de paie : nom et intitulé de l’emploi du salarié, et position du salarié dans la classification conventionnelle.
• Les renseignements sur la législation : le bulletin de paie doit mentionner l’intitulé de la convention collective applicable à l’entreprise. À défaut de convention, il convient de préciser les références du Code du travail qui mentionnent la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de rupture du contrat de travail.
• Le bulletin de salaire indique, sous forme d’un tableau, tous les renseignements liés à la paie du mois :
o période et nombre d’heures correspondant à la paie du mois ;
o nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire (dans le cadre d’une convention de forfait) ;
o nature de la base de calcul du salaire, si ce calcul ne repose pas sur la durée du travail ;
o nature et montant des frais annexes soumis aux cotisations salariales et patronales (primes et avantages en nature…) ;
o montant du salaire brut ;
o nature et montant des prélèvements sociaux et fiscaux sur le salaire brut (cotisations salariales, CSG, CRDS…) ;
o montant du salaire net ;
o date de paiement de la rémunération ;
o dates de congés payés éventuellement pris et montant de l’indemnité correspondante ; nombre de jours de congés acquis ;
o montant du remboursement des frais de transport public, des frais de transports personnels ou d’autres frais annexes.
Il faut savoir que le bulletin de paie ne doit comporter en aucun cas les mentions correspondant à l’exercice des fonctions de représentant du personnel, ou encore l’exercice du droit de grève.
Quelle est la valeur juridique du bulletin de paie ?
Le bulletin de salaire possède une valeur juridique relative :
• le bulletin de salaire ne prime pas sur le contrat de travail, mais peut le remplacer en l’absence du contrat ;
• l’acceptation du bulletin de salaire ne vaut pas obstacle à une réclamation ultérieure (sur un délai de 3 mois après la remise du bulletin au salarié) ;
• le bulletin de paie ne vaut pas « arrêté de compte » ;
• le bulletin de paie ne constitue qu’un commencement de preuve, aux yeux de la loi (mais pas une preuve absolue de l’existence d’un contrat de travail, s’un travail salarié, d’une « dépendance »).